Übersicht Hotel
Info zu HotelProject
HotelProject ist ein Programm zur Erledigung aller im Front-Office
Bereich eines Hotels anfallenden Aufgaben. Folgende
Funktionen sind verfügbar:
-Suchen freier Zimmer.
-Buchen eines gewählten Zimmers.
-Check In.
-Check Out mit Rechnungserstellung.
-Serienbrief (Gast Adresse mit Anrede).
-Erstellung einer Gästeliste.
-Monatsbericht (Zimmerbelegung und
Auslastung).
-Umsatzreport (Jahr, Quartal, Monat pro Zimmer und
gesamt).
-Abfragen/Statistiken (Buchungen,
Rechnungen, Gästeliste).
Verarbeitet werden Einzel-Doppel(Mehrfach)-Gruppenbuchungen, direkt Buchungen,
Buchungen über Firmen/Agenturen mit Rabatten für Firmen und Commissionen für Agenturen.
In der Rechnung werden neben den Übernachtungskosten auch frei wählbare Extras erfasst.(Bsp: Restaurant, Minibar; Telefon, Parken, Sonstige).Rechnungen : Einzelrechnung für Einzel-Doppel- und Firmenbuchungen und Sammelrechnungen für Agenturbuchungen, wobei die Nebenkosten (Extras) auch bei Gruppenangehörigen individuell als Einzelrechnung, die Übernachtungskosten als Sammelrechnung erstellt werden.
Zu jedem Zimmer können Informationen gespeichert werden, z.Bsp. Preis, Lage, Ausstattung
usw, die dem Gast die Auswahl des Zimmers aus der Liste der freien Zimmer
erleichtert.
Bei der Buchung steht für spezielle Wünsche des Gastes oder für Anweisungen an das Service Personal ein
Memofeld zur Verfügung (Weckzeit, Zeitung,
Kinderbett etc).
Die Zimmerpreise kommen als Vorschlag aus
einer Zimmerdatenbank, können aber
auch individuell überschrieben werden.
Sonderpreise z.Bsp für das
Wochenende oder spezielle Jahreszeiten/Ereignisse können manuell bei der
Buchung eingegeben werden.
Das Programm läuft unter Windows .
System
Voraussetzungen: Windows (ab Win95,16MB RAM,10MB freier
Festplattenspeicher,200MHz Prozessor) .
Kurzbeschreibung
der Funktionen
Auf der Hauptseite des Programmes (HotelMain) sind folgende Funktionen verfügbar:
Suchen
Suchen
Normal
Anzeige der freien Zimmer und die Anzahl der freien Zimmer einer
gewählten Zimmerkatagorie für den gewünschten Zeitraum
(Anreisedatum-Abreisedatum) in einem Anzeigefeld. Für jedes freie Zimmer Können die gespeicherten ZimmerInfos sowie der Zimmerpreis
in einem Anzeigefeld angezeigt werden.
Falls für den gewünschten Zeitraum kein Zimmer der gewünschten Zimmerkategorie frei ist, erscheint die Anzeige „ kein freies Zimmer“ . Es kann dann eine neue Suche für ein Zimmer einer anderen Zimmerkategorie , oder eine „alternativ“ Suche durchgeführt werden.
Suchen Grafik
Grafische Darstellung der Zimmerbelegung für eine Zimmerkategorie in einem Kalender für den gewünschten Zeitraum. Anreise- und Abreisetag werden grün, belegte Tage rot gekennzeichnet. Der maximale Anzeigebereich ist 3 Monate.
Suchen Alternativ
Es sind Einzel-Doppel(Mehrfach-)- Firmen- und Gruppenbuchungen möglich.
Bevor die Buchung erfolgt , müssen die Gastdaten erfasst werden. (Anreise,
Abreise, Name, Vorname, Adresse, Telefon etc).Bei der Eingabe des Namens werden
die Eingaben mit der Gästeliste verglichen und bei Übereinstimmung werden die
Daten aus der Gästeliste übernommen und dasmit die Eingabeprozedur verkürzt.
Es muss angegeben
werden, ob eine Sonderkondition beim
Preis vorliegt (bei Firmen bzw Agenturbuchungen),ob ein Spezialpreis eingeräumt wird (Bsp.
Wochenende),für wie viele Tage und
wie hoch der Spezialpreis ist. Falls eine Mehrfachbelegung (Doppelbuchung ) vorliegt, muss dies
ebenfalls angegeben werden, sowie der Preis
für eine Person.
Falls Buchung und Check In zum gleichen Zeitpunkt stattfinden, muss die CheckBox für Check In auf „JA“
gesetzt werden.
Gästewünsche oder
Hinweise für das Service Personal müssen in das Memofeld eingegeben werden.
Für Einzel-,
Mehrfach- und Firmenbuchungen werden Einzelrechnungen
erstellt.
Diese umfassen die Übernachtungskosten(unter
Berücksichtung eines Firmenrabattes für Firmenbuchungen) und eventuell
angefallene „Extras“. (Restaurant,
Minibar, Telefon, Tip, Parken, Sonstiges).
Bei Buchungen durch Agenturen wird für die Einzelperson eine Einzelrechnung erstellt, die nur die „Extras“ umfasst.
Für die Agentur wird eine Sammelechnung erstellt. Diese umfasst die Übernachtungskosten für jede Person der Gruppe und den Gesamtbetrag unter Berücksichtigung der vereinbarten Commission.
Jede Person der
Gruppe wird in der Sammelrechnung mit ZimmerNr, Name, Vorname, Anreise ,
Abreise, Währung, ZiPreis und
Summe aufgeführt.
Die Funktion Checken ermöglicht die Durchsuchung
der Buchungs- und der Rechnungsdatenbank nach einer ZimmerNr oder einem Namen
für einen zu definierenden Zeitraum.
Es werden alle
Buchungen oder Rechnungen für die gewünschte ZimmerNr oder den gewünschten Namen in einer Liste angezeigt. Der ausgewählte Eintrag aus der Liste der Buchungen
kann bearbeitet werden. Bsp: Check In eines Gastes mit einer bestehenden Buchung. CheckIn Box auf „JA“ setzen.
Der ausgewählte Eintrag aus der Liste der Rechnungen kann bearbeitet
werden oder es kann die dazugehörige
Rechnung erneut ausgedruckt werden.
Die Funktion Abfragen ermöglicht die Durchsuchung der Buchungs-, der Gäste-und
der Rechnungsdatenbank für einen zu
definierenden Zeitraum und den Ausdruck der Abfrageergebnisse.
Der Zeitraum kann definiert werden als Von / Bis,(Anreise-Abreise,) Anreisedatum, Abreisedatum.
Von-Bis: Alle Buchungen mit
Anreise>=VonDatum und
Abreise<=BisDatum.
Erfassung<=BisDatum.
Rechnungsdatum<=BisDatum.
Erfassung, Rechnungen mit Rechnungsdatum =VonDatum.
Erfasung, Rechnungen mit
Rechnungsdatum=BisDatum.
Bsp.
Mit der Funktion Abfragen und Zeitraum Anreise können alle Buchungen mit einem Anreisedatum=VonDatum oder eine Liste mit den Sonderwünschen
der Gäste angezeigt werden.
Die Liste kann ausgedruckt werden.
Mit der Funktion Abfragen und Zeitraum Abreise können alle Buchungen mit einem Abreisedatum=VonDatum angezeigt werden. Die Liste kann ausgedruckt werden.
Die Abfrage kann alle Eintragungen umfassen oder nur Eintragungen für eine Firma.
Der Monatsbericht zeigt die Zimmerbelegung
aller Zimmer ,die Anzahl der
belegten Tage und die Auslastung der einzelnen Zimmer pro Monat ,die Anzahl der belegten Zimmer und die Auslastung aller Zimmer pro Tag und die Gesamtauslastung in einem Monatskalender.
Bei der Ermittlung der Anzahl wird der Abreisetag gezählt, der Anreisetag nicht. Anreise- und Abreisetag sind grün , belegte Tage sind rot gekennzeichnet. ZimmerNr, Name, Vorname, Anreise, Abreise eines belegten Zimmers können in einem Anzeigenfeld angezeigt werden.
Der UmsatzReport zeigt den Umsatz für ein zu definierendes Jahr als Umsatz pro Zimmer pro Monat, pro
Jahr und das Gesamtergebnis pro
Monat, pro Quartal, pro Jahr.
Mit Hilfe der
Funktion Serienbrief können Anschrift
und Anrede für Serienbriefe aus der Gästeliste erstellt werden, deren Erfassung in einem zu
definierenden Zeitraum erfolgte.
DatenBank
In der Funktion DatenBank sind folgende Funktionen
zusammengefasst:
ZiDB enthält alle
Informationen zu den verfügbaren Zimmern:
ZimmerNr,Kategorie
(Bsp:Einzel-Doppelzimmer, Suite, Raucher-Nichtraucher Zimmer ),Preis , MWST,
Zimmer Info, OutOfOrder (verfügbar oder nicht).
ExtrasDB enthält die
möglichen Extras und den MWST Satz für diese Extras .Der MWST
Satz kann für jedes Extra individuell festgelegt werden.
SonderDB enthält alle
Sondervereinbarungen, die für Firmen und Agenturen gelten. Firma/Agenturname, Rabatt
,Commission, Adresse.
BuchDB enthält alle
Informationen ,die bei einer Buchung
erfasst werden.
U.a.: Zimmer Nummer, Gastdaten(Anschrift, Adresse, usw), Anreise-AbreiseDatum, Preis, Währung, Art der Buchung (Einzel-Doppel-Gruppenbuchung, Sonderpreis, Rabatt, Commission, usw).
GästeDB enthält alle gastspezifischen Informationen, die bei
einer Buchung erfasst werden.(u.a. Anschrift, Adresse, Erfassungsdatum).
Bei der Buchung für
einen Gast der bereits in der Gästeliste erfasst ist, wird nur das
Erfassungsdatum neu gesetzt.
RechnDB enthält alle Informationen, die bei der Rechnungserstellung für einen Gast oder
eine Gruppe erfasst werden.
U.a.:
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Gastdaten, Anreise, Abreise, Währung,
Zimmerpreis, Übernachtungskosten, Extras, usw.
ItemsDB enthält alle Informationen zu den Extras , die bei
der Erstellung einer Rechnung erfasst werden.
RechNr, ItemNr,
Extra, Wert, MWST für das Extra.
Die Daten für ZiDB, ExtrasDB,
SonderDB müsen vor der ersten Benutzung des Programmes durch den Anwender
eingegeben werden.
Die Daten für BuchDB, GästeDB, RechnDB, ItemsDB werden automatisch erfasst bei der Buchung bzw der Rechnungserstellung für einen Gast.
Mit der Funktion Close wird die Anwendung beendet.