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Info zu HotelProject

HotelProject ist ein Programm zur Erledigung aller im Front-Office Bereich eines Hotels anfallenden Aufgaben. Folgende Funktionen sind verfügbar:

                       -Suchen freier Zimmer.

                       -Buchen eines gewählten Zimmers.

                       -Check In.

                       -Check Out mit Rechnungserstellung.

                       -Serienbrief (Gast Adresse mit Anrede).

                       -Erstellung einer Gästeliste.

                       -Monatsbericht (Zimmerbelegung und Auslastung).

                       -Umsatzreport (Jahr, Quartal, Monat pro Zimmer und gesamt).

                       -Abfragen/Statistiken (Buchungen, Rechnungen, Gästeliste).

 

Verarbeitet werden Einzel-Doppel(Mehrfach)-Gruppenbuchungen, direkt Buchungen,

Buchungen über Firmen/Agenturen mit Rabatten für Firmen und Commissionen für Agenturen.

In der Rechnung werden neben den Übernachtungskosten auch frei wählbare Extras erfasst.(Bsp: Restaurant, Minibar; Telefon, Parken, Sonstige).Rechnungen : Einzelrechnung für Einzel-Doppel-  und Firmenbuchungen und Sammelrechnungen für Agenturbuchungen, wobei die Nebenkosten (Extras) auch bei Gruppenangehörigen individuell als Einzelrechnung, die Übernachtungskosten als Sammelrechnung erstellt werden.

Zu jedem Zimmer können Informationen gespeichert werden, z.Bsp. Preis, Lage, Ausstattung usw, die dem Gast die Auswahl des Zimmers aus der Liste der freien Zimmer erleichtert.

Bei der Buchung steht für spezielle Wünsche des Gastes oder für Anweisungen an das Service Personal ein Memofeld zur Verfügung (Weckzeit, Zeitung, Kinderbett etc).

Die Zimmerpreise kommen als Vorschlag aus einer Zimmerdatenbank, können aber auch individuell überschrieben werden. Sonderpreise z.Bsp für das Wochenende oder spezielle Jahreszeiten/Ereignisse können manuell bei der Buchung eingegeben werden.

 

Das Programm läuft unter Windows .

System Voraussetzungen: Windows (ab Win95,16MB RAM,10MB freier Festplattenspeicher,200MHz Prozessor) .


 

Kurzbeschreibung der Funktionen

Auf der Hauptseite des Programmes (HotelMain) sind folgende Funktionen verfügbar:

Suchen

Suchen Normal

Anzeige der freien Zimmer und die Anzahl der freien Zimmer einer gewählten Zimmerkatagorie  für den gewünschten Zeitraum (Anreisedatum-Abreisedatum)  in einem Anzeigefeld. Für jedes  freie Zimmer Können  die gespeicherten ZimmerInfos sowie der Zimmerpreis  in einem Anzeigefeld  angezeigt werden.

Falls für den gewünschten Zeitraum kein Zimmer der gewünschten Zimmerkategorie frei ist, erscheint die Anzeige „ kein freies Zimmer“ . Es kann dann eine neue Suche für ein Zimmer einer anderen Zimmerkategorie , oder eine „alternativ“ Suche durchgeführt werden.

Suchen Grafik

Grafische Darstellung der Zimmerbelegung für eine Zimmerkategorie in einem Kalender für den gewünschten Zeitraum. Anreise- und Abreisetag werden grün, belegte Tage rot  gekennzeichnet. Der maximale Anzeigebereich ist 3 Monate.

Suchen Alternativ

wenn kein Zimmer der gewünschten Zimmerkategorie frei ist, werden mit Suchen „alternativ“ die freien Tage für Zimmer der gewünschten Kategorie für den gewünschten Zeitraum in einem Anzeigefeld angezeigt.

Buchen

Es sind Einzel-Doppel(Mehrfach-)- Firmen- und Gruppenbuchungen möglich.

Bevor die Buchung erfolgt , müssen die Gastdaten erfasst werden. (Anreise, Abreise, Name, Vorname, Adresse, Telefon etc).Bei der Eingabe des Namens werden die Eingaben mit der Gästeliste verglichen und bei Übereinstimmung werden die Daten aus der Gästeliste übernommen und dasmit die Eingabeprozedur verkürzt.

Es muss angegeben werden, ob eine Sonderkondition beim Preis vorliegt (bei Firmen bzw Agenturbuchungen),ob ein Spezialpreis eingeräumt wird (Bsp. Wochenende),für wie viele Tage und wie hoch der Spezialpreis ist. Falls eine Mehrfachbelegung (Doppelbuchung ) vorliegt, muss dies ebenfalls angegeben werden, sowie der Preis für eine Person.

Falls Buchung und Check In zum gleichen Zeitpunkt stattfinden, muss die CheckBox für Check In auf „JA“ gesetzt werden.

Gästewünsche oder Hinweise für das Service Personal müssen in das Memofeld eingegeben werden.

 

Rechnung

Für Einzel-, Mehrfach- und Firmenbuchungen werden Einzelrechnungen erstellt.

Diese umfassen die Übernachtungskosten(unter Berücksichtung eines Firmenrabattes für Firmenbuchungen) und eventuell angefallene „Extras“. (Restaurant, Minibar, Telefon, Tip, Parken, Sonstiges).

Bei Buchungen durch Agenturen wird für die Einzelperson eine Einzelrechnung erstellt, die nur die „Extras“ umfasst.

Für die Agentur wird eine Sammelechnung erstellt. Diese umfasst die Übernachtungskosten  für jede Person der Gruppe und den Gesamtbetrag unter Berücksichtigung der vereinbarten Commission.

Jede Person der Gruppe wird in der Sammelrechnung mit ZimmerNr, Name, Vorname, Anreise , Abreise, Währung,  ZiPreis und Summe  aufgeführt.

 

Checken

 Die Funktion Checken ermöglicht die Durchsuchung der Buchungs- und der Rechnungsdatenbank nach einer ZimmerNr oder einem Namen für einen zu definierenden Zeitraum.

Es werden alle Buchungen oder Rechnungen für die gewünschte ZimmerNr oder den gewünschten  Namen in einer Liste angezeigt. Der ausgewählte Eintrag aus der Liste der Buchungen kann bearbeitet werden. Bsp: Check In eines Gastes mit einer bestehenden Buchung. CheckIn Box auf „JA“ setzen.

Der ausgewählte Eintrag aus der Liste der Rechnungen kann bearbeitet werden oder es kann die dazugehörige  Rechnung erneut ausgedruckt werden.


 

Abfragen

Die Funktion Abfragen ermöglicht die Durchsuchung der Buchungs-, der Gäste-und der Rechnungsdatenbank für einen zu definierenden Zeitraum  und den Ausdruck der Abfrageergebnisse.

Der Zeitraum kann definiert werden als Von / Bis,(Anreise-Abreise,) Anreisedatum, Abreisedatum.

 

 Von-Bis:          Alle Buchungen mit Anreise>=VonDatum und  

                          Abreise<=BisDatum.

                         Alle Eintragungen der Gästeliste mit Erfassung >=VonDatum und

                         Erfassung<=BisDatum.

                         Alle Rechnungen mit Rechnungsdatum>=VonDatum und    

                         Rechnungsdatum<=BisDatum.

Anreise:           Alle Buchungen mit Anreise, Eintragungen in die Gästeliste mit 

                         Erfassung, Rechnungen mit Rechnungsdatum =VonDatum.

Abreise:           Alle Buchungen mit Abreise, Eintragungen in die Gästeliste mit    

                         Erfasung, Rechnungen mit  Rechnungsdatum=BisDatum.

                   

Bsp.

Mit der Funktion Abfragen und Zeitraum Anreise können alle Buchungen mit einem Anreisedatum=VonDatum  oder eine Liste mit den Sonderwünschen der Gäste angezeigt werden.

Die Liste kann ausgedruckt werden.

Mit der Funktion Abfragen und Zeitraum Abreise können alle Buchungen mit einem Abreisedatum=VonDatum  angezeigt werden. Die Liste kann ausgedruckt werden.

 

Die Abfrage kann alle Eintragungen umfassen oder nur Eintragungen für eine Firma.

 

Monatsbericht

Der Monatsbericht  zeigt die Zimmerbelegung aller Zimmer ,die Anzahl der belegten Tage und die Auslastung der einzelnen Zimmer pro Monat ,die Anzahl der belegten Zimmer und die Auslastung aller Zimmer pro Tag und die Gesamtauslastung in einem Monatskalender.

Bei der Ermittlung der Anzahl wird der Abreisetag gezählt, der Anreisetag nicht. Anreise- und Abreisetag sind grün , belegte Tage sind rot gekennzeichnet. ZimmerNr, Name, Vorname, Anreise, Abreise eines belegten Zimmers können in einem Anzeigenfeld angezeigt werden.

 

UmsatzRep

Der UmsatzReport zeigt den Umsatz für ein zu definierendes Jahr als Umsatz pro Zimmer pro Monat,  pro Jahr und das Gesamtergebnis pro Monat, pro Quartal, pro Jahr.

 

Serienbrief

Mit Hilfe der Funktion Serienbrief können  Anschrift und Anrede für  Serienbriefe aus der Gästeliste erstellt werden, deren Erfassung in einem zu definierenden Zeitraum erfolgte.

 

DatenBank

In der Funktion DatenBank sind folgende Funktionen zusammengefasst:

ZiDB, ExtrasDB, SonderDB ,BuchDB, GästeDB, RechnDB, ItemsDB

 

ZiDB

ZiDB enthält alle Informationen zu den verfügbaren Zimmern:

ZimmerNr,Kategorie (Bsp:Einzel-Doppelzimmer, Suite, Raucher-Nichtraucher Zimmer ),Preis , MWST, Zimmer Info, OutOfOrder (verfügbar oder nicht).

ExtrasDB

ExtrasDB enthält die möglichen Extras und den MWST Satz für diese Extras .Der MWST Satz kann für jedes Extra individuell festgelegt  werden.

SonderDB

SonderDB enthält alle Sondervereinbarungen, die für Firmen und Agenturen gelten. Firma/Agenturname, Rabatt ,Commission, Adresse.

BuchDB

BuchDB enthält alle Informationen ,die bei einer Buchung erfasst werden.

U.a.: Zimmer Nummer, Gastdaten(Anschrift, Adresse, usw), Anreise-AbreiseDatum, Preis, Währung, Art der Buchung (Einzel-Doppel-Gruppenbuchung, Sonderpreis, Rabatt, Commission, usw).

 

GästeDB

GästeDB enthält alle gastspezifischen Informationen, die bei einer Buchung erfasst werden.(u.a. Anschrift, Adresse, Erfassungsdatum).

Bei der Buchung für einen Gast der bereits in der Gästeliste erfasst ist, wird nur das Erfassungsdatum  neu gesetzt.

RechnDB

RechnDB enthält alle Informationen, die bei der Rechnungserstellung für einen Gast oder eine Gruppe erfasst werden.

U.a.: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Gastdaten, Anreise, Abreise, Währung, Zimmerpreis, Übernachtungskosten, Extras, usw.

ItemsDB

ItemsDB enthält alle Informationen zu den Extras , die bei der Erstellung  einer Rechnung erfasst werden.

RechNr, ItemNr, Extra, Wert, MWST für das Extra.

 

Die Daten für ZiDB, ExtrasDB, SonderDB müsen vor der ersten Benutzung des Programmes durch den Anwender eingegeben werden.

Die Daten für BuchDB, GästeDB, RechnDB, ItemsDB werden automatisch erfasst bei der Buchung bzw der Rechnungserstellung für einen Gast.

 

Close

Mit der Funktion Close wird die Anwendung beendet.

 

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